Juridisch
Vier documenten, in gewone taal. Ze zeggen wat we met je gegevens doen, welke cookies we plaatsen, onder welke voorwaarden we werken, en wie we inschakelen om ons werk te kunnen doen. Staat er iets dat je niet begrijpt, mail ons en we leggen het uit.
Privacyverklaring
Wij beheren gebouwen. Daarvoor hebben we gegevens nodig van mensen: eigenaars, bewoners, leveranciers en iedereen die ons contacteert. Hieronder staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze hebben, hoe lang we ze houden en wat jij erover te zeggen hebt.
1. Wie we zijn
Etagia bv, Gitschotellei 234 bus 1, 2140 Borgerhout (Antwerpen). Ondernemingsnummer KBO [nummer]. BIV 511189, Christophe Quintin, erkend syndicus, Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel. Je bereikt ons op info@etagia.be.
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat hoeft ook niet: we zijn een klein kantoor en we verwerken geen persoonsgegevens op grote schaal in de zin van artikel 37 AVG. Al je vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons terecht.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Dit is belangrijk om te begrijpen, want het bepaalt bij wie je moet zijn.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke
Voor de gegevens van bezoekers van etagia.be en van iedereen die het offerteformulier invult. Voor onze eigen klanten- en leveranciersadministratie, boekhouding en facturatie. En voor alles wat de wet ons persoonlijk oplegt, zoals onze verplichtingen als BIV-erkend vastgoedmakelaar.
Wij zijn verwerker
Voor het dagelijkse beheer van een vereniging van mede-eigenaars. Daar is de VME zelf de verwerkingsverantwoordelijke: de algemene vergadering beslist, wij voeren uit. Het gaat dan om het register van eigenaars, de boekhouding van de VME, de notulen, de schadedossiers en het eigenaarsportaal. Wat wij in die rol mogen en moeten, staat in de subverwerkersovereenkomst hieronder. Ben je mede-eigenaar en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt binnen je gebouw, spreek ons gerust aan: we sturen je door of we antwoorden zelf, in overleg met je VME.
3. Welke gegevens we verwerken, en waarom
Je bezoekt etagia.be
Onze hostingpartner houdt technische logs bij: je IP-adres, je browser en het tijdstip van je bezoek. Dat dient om de site veilig en bereikbaar te houden en om misbruik en botverkeer tegen te houden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige website, artikel 6.1.f AVG. We gebruiken geen analysetools, geen advertentiecookies en geen trackingpixels.
Je vraagt een offerte aan
We verwerken je naam, je e-mailadres, het gebouw of adres, het aantal kavels, je huidige syndicus, je bericht, en of je aangeeft dat er nog geen asbestattest is. Dat dient om je vraag te beantwoorden en een voorstel op te maken. Rechtsgrond: maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst, artikel 6.1.b AVG. Komt er geen samenwerking uit voort, dan houden we de aanvraag nog even bij om je terug te vinden als je opnieuw contact opneemt en om te kunnen aantonen wat we hebben voorgesteld, op grond van ons gerechtvaardigd belang. Alleen je naam, e-mailadres en bericht zijn verplicht.
Je bent mede-eigenaar of bewoner van een gebouw dat we beheren
We verwerken je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, kavelnummer en aandelen om het wettelijk verplichte register bij te houden, je uit te nodigen voor de algemene vergadering en je afrekening op te maken. Verder je rekeningnummer, betalingen en eventuele achterstallen voor de boekhouding van de VME. Je meldingen, schadedossiers, foto's van gebreken en de briefwisseling om herstellingen en verzekeringsdossiers op te volgen. Je aanwezigheid, volmachten en stemmen op de algemene vergadering om geldige notulen op te maken. En je aanmeldgegevens voor het eigenaarsportaal. Rechtsgronden: de wettelijke verplichtingen van de VME en de uitvoering van het beheer. Bij dit alles treden we op als verwerker voor de VME.
Je zetelt in de raad van mede-eigendom of bent commissaris van de rekeningen
Je naam, je contactgegevens en de stukken die bij je mandaat horen, op grond van de wet op de mede-eigendom en het beheer van de VME.
Je bent leverancier, aannemer of dienstverlener
Je naam, de contactgegevens van je medewerkers, offertes, facturen en interventieverslagen, op grond van de uitvoering van de overeenkomst en onze boekhoudkundige verplichtingen.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals gezondheid, overtuiging of lidmaatschap. Komt zoiets toch ter sprake in een dossier, bijvoorbeeld een medische reden voor een aanpassing in de gemene delen, dan houden we het beperkt tot wat strikt nodig is en delen we het niet verder.
4. Waar we je gegevens vandaan halen
Niet alles krijgen we rechtstreeks van jou. Als nieuwe syndicus krijgen we een dossier over van de vorige syndicus, die wettelijk verplicht is dat binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat te bezorgen. Verder van de VME zelf, van de raad van mede-eigendom of van de notaris bij een verkoop, en uit openbare bronnen zoals het Kadaster en de Kruispuntbank van Ondernemingen. Krijgen we zo gegevens over jou binnen, dan gelden dezelfde regels als hierboven.
5. Met wie we je gegevens delen
We verkopen niets en we verhuren niets. We delen alleen wat nodig is, met:
- de VME en haar organen, de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen, binnen hun wettelijke opdracht
- andere mede-eigenaars, voor zover de wet dat voorschrijft, bijvoorbeeld in de notulen en in de afrekening
- aannemers en leveranciers, enkel de gegevens die ze nodig hebben om bij je binnen te geraken of je te bereiken
- verzekeraars en experts, bij een schadedossier
- onze beroepsbeoefenaars: boekhouder, accountant, advocaat, gerechtsdeurwaarder bij invordering
- onze IT-leveranciers, die voor ons optreden als verwerker. Wie dat zijn, staat in de subverwerkersovereenkomst hieronder
- overheden, wanneer de wet ons daartoe verplicht
6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Eén ding om eerlijk over te zijn, en één geruststelling.
Onze website draait bij Webflow in de Verenigde Staten
De pagina's en de inzendingen van het contactformulier worden opgeslagen op servers in de regio us-east-1 van Amazon Web Services. Webflow doet dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, en waar dat niet geldt, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie van 4 juni 2021.
Onze lettertypes hosten we zelf
De lettertypes van deze site staan op onze eigen hosting. Je browser haalt ze niet op bij Google of bij een andere derde partij, dus daar vertrekt geen IP-adres naartoe.
Het eigenlijke beheer van je gebouw, de boekhouding, het register en de documenten, blijft binnen de Europese Economische Ruimte.
7. Hoe lang we bewaren
- een offerteaanvraag die niet tot een samenwerking leidt: twee jaar na je laatste bericht
- het dossier van een VME die we beheren: tijdens het mandaat, en daarna zolang de wet het oplegt of tot het dossier is overgedragen aan onze opvolger
- boekhoudkundige stukken en facturen: zeven jaar, zoals het Wetboek van economisch recht voorschrijft
- stukken die kunnen dienen als bewijs bij betwisting van ons beheer: tien jaar na het einde van ons mandaat, de gewone verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid
- technische logs van de website: volgens het beleid van onze hostingpartner, doorgaans enkele maanden
Daarna wissen we, of we anonimiseren zodat de gegevens niet meer naar jou herleidbaar zijn.
8. Hoe we je gegevens beveiligen
- toegang tot dossiers is beperkt tot wie ze nodig heeft
- alle verbindingen met onze website en ons portaal lopen versleuteld via HTTPS
- accounts zijn beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie
- we maken back-ups en testen of we ze kunnen terugzetten
- wie voor ons werkt, is contractueel tot geheimhouding gehouden
Vermoeden we een datalek, dan onderzoeken we dat meteen. Is er een risico voor jou, dan melden we het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we jou op de hoogte zodra we weten wat er speelt. Een perfect beveiligd systeem bestaat niet. Merk je iets verdachts aan onze site of ons portaal, meld het op info@etagia.be. We nemen zo'n melding ernstig en we stellen je niet aansprakelijk voor het te goeder trouw melden van een kwetsbaarheid.
9. Je rechten
Je hebt het recht om inzage te vragen in de gegevens die we over je hebben, verbetering te vragen als iets fout of onvolledig is, wissing te vragen tenzij we de gegevens wettelijk moeten bijhouden, de verwerking te laten beperken bijvoorbeeld zolang een betwisting loopt, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, overdraagbaarheid te vragen van gegevens die je ons zelf gaf, en je toestemming in te trekken als de verwerking daarop steunt.
Stuur je vraag naar info@etagia.be. We antwoorden binnen één maand. Is je vraag complex, dan laten we je binnen die maand weten dat we meer tijd nodig hebben. We vragen je mogelijk om jezelf te identificeren, zodat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven. Gaat je vraag over het beheer van je gebouw, dan is de VME de verwerkingsverantwoordelijke: we sturen je vraag dan door en helpen de VME om tijdig te antwoorden.
Niet tevreden? Je mag klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be. We horen het uiteraard liever eerst zelf.
10. Geen profilering, geen automatische beslissingen
We nemen geen beslissingen over jou op basis van geautomatiseerde verwerking, en we maken geen profielen. Elke beslissing die je raakt, wordt door een mens genomen.
11. Wijzigingen
Verandert er iets aan onze werking, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan zegt wanneer dat laatst gebeurde. Zijn de wijzigingen belangrijk voor jou, dan laten we het weten via het portaal of per e-mail.
Algemene voorwaarden
Deze voorwaarden gelden voor elke opdracht die je ons geeft. Ze horen samen met de syndicusovereenkomst die de algemene vergadering goedkeurt. Staat er iets in die overeenkomst dat afwijkt van wat hier staat, dan geldt de overeenkomst.
1. Wie we zijn
Etagia bv, Gitschotellei 234 bus 1, 2140 Borgerhout (Antwerpen). Ondernemingsnummer KBO [nummer], btw BE [nummer]. Wij zijn een erkend vastgoedmakelaar-syndicus. Christophe Quintin is ingeschreven bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars onder nummer 511189, Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel. Wij zijn onderworpen aan de plichtenleer van het BIV en aan het tuchttoezicht van dat instituut.
2. Wat de woorden betekenen
Met VME bedoelen we de vereniging van mede-eigenaars, de rechtspersoon die eigenaar is van de gemene delen en die ons aanstelt. Met AV de algemene vergadering van mede-eigenaars. Een kavel is een privatief deel met de bijhorende aandelen in de gemene delen. Het mandaat is onze aanstelling als syndicus, zoals bepaald in artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek. De basisopdracht is alles wat in het tarief zit, zoals opgesomd in artikel 4. Een bijkomende prestatie is alles daarbuiten, zoals opgesomd in artikel 5.
3. Aanstelling en duur
Wij treden op als syndicus vanaf de datum die de AV bepaalt. De aanstelling gebeurt schriftelijk en wordt vermeld in de notulen.
Het mandaat duurt maximaal drie jaar, zoals de wet voorschrijft. Het wordt nooit stilzwijgend verlengd. Wil de VME verder met ons, dan moet de AV dat uitdrukkelijk beslissen. We zetten die beslissing zelf tijdig op de agenda, zodat je er niet aan hoeft te denken.
Bij de start nemen we het dossier over van je vorige syndicus. Die is wettelijk verplicht het volledige dossier binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat over te dragen. Loopt dat mis, dan volgen wij het op en houden we je op de hoogte van wat we wel en niet hebben gekregen. Wij aanvaarden geen opdracht waarbij we in een belangenconflict komen, en we melden het meteen als er tijdens ons mandaat toch een ontstaat.
4. Wat we doen: de basisopdracht
Administratief
- het register van de VME bijhouden en actueel houden
- de algemene vergadering samenroepen, de agenda voorbereiden, de notulen opmaken en verspreiden binnen de wettelijke termijn
- de beslissingen van de AV uitvoeren
- de verzekeringspolissen van de gemene delen opvolgen en schadedossiers indienen en opvolgen
- de contracten met leveranciers beheren
- vragen van mede-eigenaars beantwoorden binnen een redelijke termijn
- de wettelijke informatie bezorgen bij verkoop van een kavel
Financieel
- een boekhouding voeren volgens het wettelijk voorgeschreven rekeningenstelsel. Voor VME's met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld, mag dat een vereenvoudigde boekhouding zijn
- twee afzonderlijke rekeningen op naam van de VME aanhouden: één voor het werkkapitaal en één voor het reservekapitaal
- de jaarlijkse begroting voorbereiden en aan de AV voorleggen
- de bijdragen oproepen, de betalingen opvolgen en de jaarafrekening per kavel opmaken
- de commissaris van de rekeningen de stukken bezorgen die hij nodig heeft
- achterstallen opvolgen: herinnering, aanmaning, en pas na beslissing van de AV of de raad een gerechtelijke invordering
Technisch
- het gebouw periodiek bezoeken en daarvan verslag maken
- onderhoud, keuringen en herstellingen organiseren en opvolgen
- offertes opvragen bij aannemers en ze voorleggen wanneer de wet of de AV dat vereist
- bereikbaar zijn bij dringende schade, ook buiten de kantooruren
Portaal
Elke mede-eigenaar krijgt toegang tot de documenten van de VME, de afrekeningen en de meldingen.
5. Wat er niet in zit
Wat hieronder staat, is een bijkomende prestatie. We rekenen die aan tegen een vaste prijs die we vooraf schriftelijk afspreken. Geen uurtarieven achteraf, geen verrassingen op de afrekening.
- een bijzondere of buitengewone algemene vergadering, boven de jaarlijkse gewone vergadering
- de begeleiding van grote werken: aanbesteding, opvolging van de werf, oplevering
- gerechtelijke procedures en de opvolging daarvan, en de kosten van advocaat, deurwaarder of expert
- het laten opmaken van wettelijk verplichte attesten en keuringen, zoals een asbestattest voor de gemene delen
- de oprichting of herstructurering van een VME, de inschrijving bij de KBO, of het actualiseren van de statuten
- opzoekingswerk in archieven ouder dan het overgedragen dossier
- individuele prestaties voor één mede-eigenaar, zoals de informatie bij een verkoop, die we aan die eigenaar of aan de notaris aanrekenen
Kosten die de VME sowieso zelf draagt, zoals bankkosten, verzekeringspremies, nutsvoorzieningen en de erelonen van derden, rekenen we door zonder opslag.
6. Tarief, facturatie en betaling
Ons ereloon wordt uitgedrukt per kavel per maand, exclusief btw. Het juiste bedrag staat in de syndicusovereenkomst. De op deze website vermelde tarieven zijn indicatief. We factureren per kwartaal aan de VME en facturen zijn betaalbaar binnen dertig dagen na factuurdatum.
Blijft een factuur onbetaald, dan is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd zoals bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, verhoogd met een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten. We sturen altijd eerst een herinnering: dit is een vangnet, geen verdienmodel.
Het ereloon wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan de gezondheidsindex, binnen de grenzen van artikel 57 van de wet van 30 maart 1976. De eerste aanpassing gebeurt ten vroegste twaalf maanden na de start van het mandaat. Wijzigt het aantal kavels, dan past het ereloon zich vanaf het volgende kwartaal evenredig aan.
7. Wat wij van de VME verwachten
Om ons werk te kunnen doen, rekenen we erop dat de VME ons tijdig de juiste gegevens bezorgt van alle mede-eigenaars en wijzigingen doorgeeft, dat we toegang krijgen tot de gemene delen en tot de nodige documenten, dat de AV tijdig de beslissingen neemt die nodig zijn, in het bijzonder over werken en over de begroting, en dat de bijdragen tijdig worden betaald zodat de VME haar leveranciers kan betalen.
Neemt de AV een beslissing die wij juridisch of technisch afraden, dan noteren we ons bezwaar in de notulen en voeren we de beslissing daarna uit. Voor de gevolgen van zo'n beslissing zijn wij niet aansprakelijk.
8. Onze aansprakelijkheid
Onze opdracht is een middelenverbintenis: we zetten de zorg en de vakkennis in die je van een erkend syndicus mag verwachten. We beloven geen resultaat dat niet in onze macht ligt.
Wij zijn verzekerd voor onze beroepsaansprakelijkheid en we hebben een borgstelling, zoals het BIV voorschrijft. Verzekeraar [naam], polisnummer [nummer]. De polisvoorwaarden liggen ter inzage.
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar in het betrokken geval uitkeert. Keert de verzekeraar niet uit om een reden die niet aan ons te wijten is, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het ereloon dat de VME ons in de twaalf maanden vóór het schadegeval heeft betaald.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, en evenmin voor fouten van aannemers, leveranciers of experts die de AV zelf heeft aangeduid, wél voor onze eigen zorgvuldigheid bij de keuze en de opvolging van wie wij voorstellen. Ook niet voor de gevolgen van beslissingen van de AV die wij schriftelijk hebben afgeraden, voor schade door onvolledige of foutieve informatie in het dossier dat we van de vorige syndicus hebben overgenomen voor zover we dat redelijkerwijs niet konden vaststellen, en voor schade doordat de VME niet over voldoende middelen beschikt.
Niets hiervan beperkt onze aansprakelijkheid voor bedrog, opzet of zware fout, noch voor schade aan het leven of aan de lichamelijke integriteit, noch voor de niet-uitvoering van de essentiële verbintenissen van onze opdracht. Een klacht over ons werk meld je binnen een redelijke termijn nadat je de fout hebt vastgesteld, zodat we ze nog kunnen rechtzetten.
9. Einde van het mandaat
Het mandaat eindigt van rechtswege op de einddatum, tenzij de AV uitdrukkelijk verlengt. De AV kan ons mandaat op elk moment beëindigen, met een gewone meerderheid. Wij kunnen zelf opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, en we blijven in die periode gewoon doorwerken zodat de VME een opvolger kan aanstellen. Bij een ernstige tekortkoming van de andere partij mag elk van beide partijen onmiddellijk beëindigen, na een aangetekende ingebrekestelling die zonder gevolg bleef.
Binnen dertig dagen na het einde van ons mandaat dragen we het volledige dossier van het beheer over aan onze opvolger of, bij gebrek daaraan, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering. Dat is niet alleen een wettelijke plicht, het is ook gewoon hoe het hoort. We dragen over: de boekhouding, de rekeningen, het register, de contracten, de polissen, de notulen, de plannen en de lopende dossiers.
We maken een eindafrekening op. Openstaande erelonen blijven verschuldigd tot de dag dat het mandaat eindigt. Wij houden geen stukken achter als drukmiddel bij een betwisting over facturen.
10. Verzekeringen en beroepsregels
Wij vallen onder de wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar en onder de plichtenleer van het BIV. Het BIV oefent daarop tucht uit. Je vindt onze inschrijving terug op de website van het BIV.
11. Gegevensbescherming
Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring hierboven. Voor het beheer van je VME treden we op als verwerker: de afspraken daarover staan in de subverwerkersovereenkomst hieronder, die deel uitmaakt van de syndicusovereenkomst.
12. Klachten en geschillen
Heb je een klacht, laat het ons eerst weten op info@etagia.be. We antwoorden binnen tien werkdagen en we zeggen je wat we eraan doen. Kom je er met ons niet uit, dan kan je terecht bij het BIV, Luxemburgstraat 16B, 1000 Brussel, dat toezicht houdt op de naleving van de plichtenleer.
Ben je een consument, dan kan je je ook wenden tot de Consumentenombudsdienst, North Gate II, Koning Albert II-laan 8 bus 1, 1000 Brussel, contact@consumentenombudsdienst.be. Een VME is een rechtspersoon en geldt niet als consument.
Op onze overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die we niet in der minne oplossen, behoren tot de bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Antwerpen, of van de rechtbanken van de plaats waar het gebouw ligt.
13. Slotbepalingen
Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar, dan blijft de rest gelden en vervangen we de bepaling door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling aansluit. We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende mandaten laten we een wijziging minstens dertig dagen vooraf weten. Ben je het er niet mee eens, dan bespreken we het, en desnoods beëindigt de VME het mandaat volgens artikel 9. Deze voorwaarden vervangen alle eerdere versies.
Subverwerkersovereenkomst
Wanneer wij je gebouw beheren, verwerken we persoonsgegevens in opdracht van je vereniging van mede-eigenaars. De VME beslist, wij voeren uit. In de taal van de AVG: de VME is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Dit document legt vast wat wij daarbij mogen, wat we moeten, en welke andere partijen we inschakelen. Het maakt deel uit van de syndicusovereenkomst en geldt als de verwerkersovereenkomst die artikel 28 van de AVG voorschrijft.
1. Partijen
De verwerkingsverantwoordelijke is de vereniging van mede-eigenaars die ons als syndicus heeft aangesteld, vertegenwoordigd door haar algemene vergadering. De verwerker is Etagia bv, Gitschotellei 234 bus 1, 2140 Borgerhout, KBO [nummer], info@etagia.be.
2. Voorwerp en duur
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om onze opdracht als syndicus uit te voeren, zoals beschreven in de syndicusovereenkomst en in artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek. De verwerkingen zelf staan in bijlage 1. Deze overeenkomst loopt zolang ons mandaat loopt, en daarna zolang we gegevens onder ons houden in toepassing van artikel 10.
3. Onze instructies
We verwerken de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de VME. De syndicusovereenkomst, de beslissingen van de algemene vergadering en dit document gelden als die instructie. Verplicht de wet ons tot een verwerking waarvoor we geen instructie hebben, dan melden we dat vooraf aan de VME, tenzij de wet die melding verbiedt. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG of met andere wetgeving, dan zeggen we dat onmiddellijk en schriftelijk. We gebruiken de gegevens nooit voor eigen doeleinden, we verkopen ze niet, en we gebruiken ze niet om iemand te benaderen buiten het beheer van het gebouw.
4. Vertrouwelijkheid
Iedereen bij ons die toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding gehouden, ook na afloop van de samenwerking. Toegang krijgt alleen wie de gegevens nodig heeft om zijn werk te doen.
5. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van artikel 32 AVG:
- versleutelde verbindingen via HTTPS voor de website en het eigenaarsportaal
- toegangsbeheer per gebruiker, sterke en unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie
- toegang enkel op basis van noodzaak
- regelmatige back-ups, met test of ze effectief terug te zetten zijn
- versleutelde opslag op onze werktoestellen
- afspraken over vertrouwelijkheid met iedereen die voor ons werkt
- een jaarlijkse doorlichting van wie toegang heeft tot wat
6. Subverwerkers
De VME geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in bijlage 2. Wij leggen elke subverwerker contractueel dezelfde verplichtingen op als die in dit document staan. Doet een subverwerker zijn werk niet goed, dan blijven wij tegenover de VME volledig aansprakelijk.
Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat minstens dertig dagen vooraf weten via het eigenaarsportaal of per e-mail aan de raad van mede-eigendom. De VME kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Komen we er niet uit, dan kan elk van beide partijen de betrokken dienst stopzetten of de syndicusovereenkomst beëindigen volgens artikel 9 van onze algemene voorwaarden.
Onze boekhouder, accountant, advocaat, gerechtsdeurwaarder, bedrijfsrevisor en verzekeringsmakelaar zijn geen subverwerkers: zij handelen onder hun eigen beroepsplichten en zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor wat wij hun bezorgen.
7. Bijstand aan de VME
Wij helpen de VME, voor zover dat redelijkerwijs van ons kan worden verwacht, bij het beantwoorden van vragen van betrokkenen over inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Komt zo'n vraag bij ons binnen, dan verwijzen we de betrokkene door naar de VME en bezorgen we de VME binnen vijf werkdagen wat ze nodig heeft om te antwoorden. We helpen ook bij het aantonen dat de verwerkingen in orde zijn, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
8. Datalekken
Stellen we een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast, dan brengen we de VME onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur op de hoogte. We melden wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel mensen het betreft, wat de vermoedelijke gevolgen zijn en welke maatregelen we nemen. We helpen de VME om binnen 72 uur te melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer dat nodig is. Wij doen zelf geen melding aan de toezichthouder in naam van de VME, tenzij de VME ons daar uitdrukkelijk om vraagt.
9. Register van verwerkingsactiviteiten
Wij houden een register bij van de verwerkingen die we voor de VME uitvoeren, zoals artikel 30.2 AVG voorschrijft, en stellen dat ter beschikking op eenvoudig verzoek.
10. Einde van de samenwerking
Op het einde van ons mandaat dragen we het volledige dossier over aan onze opvolger, binnen de wettelijke termijn van dertig dagen. Daarna wissen we de persoonsgegevens, of we bezorgen ze terug, naar keuze van de VME. We houden wél bij wat de wet ons oplegt bij te houden, en wat we nodig hebben als bewijs bij een betwisting over ons beheer. Die stukken blijven onder dezelfde beveiliging en worden voor niets anders gebruikt. De termijnen staan in de privacyverklaring hierboven.
11. Controle
De VME mag nagaan of we ons aan deze afspraken houden. Dat kan via een schriftelijke vragenlijst, of via een audit ter plaatse door de VME of een onafhankelijke derde die tot geheimhouding is gehouden. We spreken de datum minstens veertien dagen vooraf af, en zo'n audit gebeurt maximaal één keer per jaar, behalve na een datalek of op vraag van een toezichthouder. De kosten draagt de VME, tenzij de audit een ernstige tekortkoming van ons aan het licht brengt.
12. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Waar wij een subverwerker buiten de EER inschakelen, gebeurt dat op basis van een geldig doorgiftemechanisme: een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bijlage 2 vermeldt per subverwerker welk mechanisme geldt.
13. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheidsregeling van artikel 8 van onze algemene voorwaarden hierboven geldt ook hier, zonder afbreuk te doen aan artikel 82 AVG en aan de rechten die betrokkenen rechtstreeks tegenover ons kunnen uitoefenen.
Bijlage 1. Wat we verwerken
Onderwerp
Het beheer van de gemene delen van het gebouw en van de vereniging van mede-eigenaars.
Aard en doel
Bijhouden van het register, samenroepen en notuleren van de algemene vergadering, boekhouding en afrekening, innen van bijdragen, opvolgen van onderhoud, herstellingen en schadedossiers, beheer van contracten en polissen, en toegang tot het eigenaarsportaal.
Soorten gegevens
Identificatiegegevens zoals naam, adres, kavelnummer en aandelen. Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer. Financiële gegevens zoals rekeningnummer, bijdragen, betalingen en achterstallen. Briefwisseling en meldingen. Aanwezigheden, volmachten en stemmen. Aanmeldgegevens voor het portaal. Beeldmateriaal van gebreken in de gemene delen.
Categorieën betrokkenen
Mede-eigenaars en hun gevolmachtigden, bewoners en huurders, leden van de raad van mede-eigendom, de commissaris van de rekeningen, en contactpersonen van leveranciers.
Bijzondere categorieën
Geen. Komt er toch gezondheidsinformatie ter sprake, bijvoorbeeld bij een aanpassing van de gemene delen, dan beperken we ons tot het strikt noodzakelijke.
Bijlage 2. Onze subverwerkers
Webflow, Inc. (Verenigde Staten)
Hosting van etagia.be en verwerking van de inzendingen van het contactformulier, op Amazon Web Services in de regio us-east-1. Doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, met de standaardcontractbepalingen van 4 juni 2021 als terugvaloptie.
Nog aan te vullen
De syndicussoftware met het eigenaarsportaal, de e-mail- en kantoorsoftware, de back-upleverancier, de partner voor drukwerk en aangetekende zendingen en de telefonieleverancier worden hier vermeld zodra die keuzes definitief zijn, telkens met het land en het doorgiftemechanisme. Vragen over deze lijst? Mail info@etagia.be.